Dans le paysage commercial complexe d'aujourd'hui, les entreprises aval sont confrontées à un défi de taille en matière de traçabilité de la chaîne d'approvisionnement. Le marché est inondé d'innombrables plateformes, chacune prétendant être la solution ultime. Pourtant, aucune plateforme ne semble couvrir tous les aspects de la durabilité de manière exhaustive. Pour couronner le tout, les professionnels des achats se retrouvent quotidiennement bombardés par des vendeurs, chacun d’eux se battant pour du temps précieux afin de présenter leurs dernières offres technologiques. Le résultat ? Un sentiment accablant de paralysie du choix et une frustration croissante face à la quête apparemment sans fin de la solution de traçabilité parfaite.
Cependant, la vérité est qu'une traçabilité efficace de la chaîne d'approvisionnement ne nécessite pas toujours des technologies de pointe. Souvent, les solutions les plus efficaces sont celles qui s'appuient sur des outils existants. Dans cet article, nous allons explorer quatre solutions pratiques, ainsi que les moyens d’adapter ces approches à vos exigences, que vous soyez dans le commerce de détail, les services ou la production.
Éléments à prendre en compte
Avant de plonger dans les différentes approches technologiques, il est essentiel de prendre en compte plusieurs facteurs qui influenceront votre choix :
Risque de la catégorie : si vous recherchez la traçabilité, il est probable que votre catégorie soit déjà à haut risque. Sinon, évaluez soigneusement si vous avez vraiment besoin de mesures de traçabilité étendues.
Votre position dans la chaîne d'approvisionnement : votre position dans la chaîne d'approvisionnement affectera le type et la niveau de détail de la traçabilité dont vous avez besoin.
Votre stade dans le processus de traçabilité : que vous débutiez ou que vous cherchiez à améliorer un système existant, votre maturité à ce sujet aura un impact sur votre choix de solution.
Temps et ressources humaines : tenez compte du temps et du personnel nécessaires pour intégrer les fournisseurs sur les plateformes et analyser les données collectées.
Budget : vos ressources financières joueront un rôle important dans la détermination de la solution la plus appropriée pour votre entreprise.
En gardant ces considérations à l'esprit, explorons quatre approches technologiques pratiques pour la traçabilité de la chaîne d'approvisionnement.
1. Solutions basées sur Excel
Situation : les solutions basées sur Excel sont idéales pour les entreprises qui doivent collecter des données spécifiques et structurées auprès des fournisseurs, en particulier lorsque des modèles standard du secteur sont disponibles. Elles sont particulièrement pertinentes pour les entreprises qui débutent leur parcours dans la due diligence de la chaîne d'approvisionnement ou celles des secteurs ayant des exigences de reporting spécifiques.
Avantages :
Faible coût et largement accessible
Interface familière pour la plupart des utilisateurs
Personnalisable pour répondre à des besoins spécifiques
Facile à partager et à collecter des données auprès des fournisseurs
Peut inclure des règles intégrées de validation et de formatage des données
Permet de travailler hors ligne et de partager facilement des fichiers
Un excellent exemple de solution basée sur Excel est le Modèle de Rapport sur les Minéraux de Conflit (CMRT). Développé par la Responsible Minerals Initiative (RMI), ce modèle est largement utilisé par les entreprises pour recueillir des informations sur l'utilisation de minéraux de conflit (étain, tungstène, tantale et or) dans leurs chaînes d'approvisionnement
Cependant, les solutions basées sur Excel peuvent ne pas être adaptées lorsqu'il s'agit de traiter de très gros volumes de données, de collaborer en temps réel ou de faire des mises à jour instantanées, d'effectuer des analyses avancées ou de visualiser des données, de gérer des chaînes d'approvisionnement complexes à plusieurs niveaux ou de mettre en place des mesures de sécurité des données strictes.
Bonnes pratiques pour les solutions basées sur Excel :
Utilisez toujours la dernière version du modèle
Mettez en œuvre des règles de validation des données pour garantir la qualité des données et éviter d'avoir à nettoyer les données ultérieurement
Fournissez des instructions claires aux fournisseurs sur la manière de compléter le modèle
Mettez en place un processus systématique d'envoi, de collecte et d'analyse des modèles
Utilisez les fonctionnalités avancées d'Excel telles que les macros ou Power Query pour la consolidation des données
Mettez régulièrement à jour votre liste de fournisseurs et renvoyez les modèles si nécessaire
Sauvegardez les modèles complétés en toute sécurité et maintenez le contrôle des versions
Utilisez les outils d'analyse d'Excel pour identifier les tendances ou les problèmes dans les données collectées
Lors de la mise en œuvre d'une solution basée sur Excel, assurez-vous que tout le personnel concerné est formé à l'utilisation et à l'analyse du modèle. Élaborez un processus clair pour assurer le suivi des fournisseurs qui n'ont pas répondu et réfléchissez à la manière dont vous allez regrouper les données de plusieurs modèles terminés. Planifiez la manière dont vous utiliserez les données collectées dans le cadre de vos efforts de due diligence plus larges et réfléchissez à la manière dont vous gérerez les mises à jour ou les modifications apportées au modèle au fil du temps.
2. Systèmes de bases de données simples
Situation : les systèmes de bases de données simples conviennent aux entreprises qui ont dépassé les tableaux Excel et ont besoin d'une manière plus structurée de gérer les données des fournisseurs, les informations sur les produits et les rapports de traçabilité.
Avantages :
Meilleure organisation des données et relations entre les différents points de données
Capacités de recherche et de filtrage améliorées
Capacité à gérer des volumes de données plus importants
Intégrité des données améliorée et erreurs réduites
Les exemples les plus courants de systèmes de simples bases de données incluent Microsoft Access et Airtable. Ces outils offrent des capacités de gestion des données plus robustes que les tableaux Excel tout en conservant une interface relativement conviviale.
Cependant, les systèmes de simples bases de données peuvent ne pas être adaptés lorsqu'il s'agit de traiter des ensembles de données extrêmement volumineux (millions d'enregistrements), nécessitant des fonctionnalités avancées de collaboration en temps réel ou nécessitant une analyse de données complexe, ou une modélisation prédictive.
Bonnes pratiques pour les systèmes de bases de données simples :
Commencez par une structure de données claire et définissez les relations entre les différents points de données
Mettre en œuvre des contrôles d'accès utilisateur pour maintenir la sécurité des données
Sauvegardez régulièrement votre base de données pour éviter toute perte de données
Créez des formulaires intuitifs pour la saisie des données afin de minimiser les erreurs et d'améliorer la cohérence
Situation : les applications mobiles de collecte de données sont idéales pour les entreprises qui effectuent fréquemment des audits de fournisseurs sur site ou qui doivent collecter des données à différents endroits de la chaîne d'approvisionnement.
Avantages :
Collecte et synchronisation des données en temps réel
Utilisation réduite de papier et des erreurs de saisie manuelle des données
Possibilité de capturer des photos, des signatures et des emplacements GPS
Fonctionne hors ligne, se synchronise lorsque la connexion Internet est disponible
Les exemples populaires dans cette catégorie incluent Fulcrum et KoboToolbox. Ces applications permettent aux équipes de terrain de collecter des données sur des appareils mobiles, souvent avec des capacités hors ligne, simplifiant le processus de collecte d'informations à partir de divers emplacements.
Les applications mobiles de collecte de données peuvent ne pas être adaptées lorsque toutes les collectes de données ont lieu dans des environnements de bureau, lorsqu'il s'agit de données très sensibles qui nécessitent des mesures de sécurité strictes, ou lorsque des calculs ou un traitement de données complexes sont nécessaires au point de collecte.
Bonnes pratiques pour les applications mobiles de collecte de données :
Concevez des formulaires intuitifs et simplifiés pour une utilisation mobile facile
Assurez une formation adéquate pour tous les utilisateurs sur le terrain afin de maximiser l'efficacité et la qualité des données
Mettez en œuvre des règles de validation des données pour garantir la qualité des données au point de collecte
Mettez à jour et maintenez régulièrement l'application et le matériel associé pour garantir une utilisation fluide
Situation : Les plateformes de visibilité de la chaîne d'approvisionnement sont idéales pour les entreprises dotées de chaînes d'approvisionnement complexes à plusieurs niveaux, qui doivent collecter et gérer des données directement auprès de nombreux fournisseurs. Elles sont particulièrement pertinentes lorsque la transparence et la collaboration sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement sont cruciales, comme dans les secteurs ayant des exigences réglementaires strictes ou ceux qui privilégient la durabilité et l'approvisionnement éthique.
Avantages :
Collecte centralisée de données auprès de plusieurs fournisseurs
Visibilité améliorée sur plusieurs niveaux de la chaîne d'approvisionnement
Formats de données et méthodes de collecte standardisés
Mises à jour et alertes en temps réel sur les changements ou les problèmes des fournisseurs
Possibilité d'effectuer des évaluations et des audits de fournisseurs via la plateforme
Collaboration et communication améliorées avec les fournisseurs
Évolutivité pour gérer un grand nombre de fournisseurs
Les exemples dans ce domaine incluent Transparency-One, Sedex et EcoVadis. Ces plateformes permettent aux fournisseurs de s'inscrire, de saisir leurs données et de les partager avec plusieurs clients, réduisant ainsi la charge des demandes d'informations répétitives.
Toutefois, ces plateformes peuvent ne pas être adaptées lorsque vous travaillez avec un petit nombre de fournisseurs, que vous traitez avec des fournisseurs qui n'ont pas de capacités numériques ou d'accès à Internet, que vous opérez dans un secteur avec des informations exclusives très sensibles ou que vous travaillez avec un budget limité, car ces plateformes peuvent être coûteuses.
Bonnes pratiques pour les plateformes de visibilité de la chaîne d'approvisionnement :
Communiquez clairement la proposition de valeur aux fournisseurs pour encourager l'adoption
Fournissez une formation et un soutien complets aux fournisseurs qui utilisent la plateforme
Commencez par les principaux fournisseurs et déployez progressivement les autres pour gérer le processus de mise en œuvre
Utilisez les capacités d'analyse de la plateforme pour identifier les risques et les domaines d'amélioration
Revoyez et mettez à jour régulièrement les exigences en matière de données pour garantir leur pertinence
Intégrez les données de la plateforme à vos systèmes internes pour une analyse complète
Encouragez les fournisseurs à maintenir leurs informations à jour pour une visibilité en temps réel
Utilisez la plateforme pour favoriser les relations de collaboration avec les fournisseurs, pas seulement pour la collecte de données
Lors de la mise en œuvre d'une plateforme de visibilité de la chaîne d'approvisionnement, assurez-vous qu'elle s'aligne sur les exigences et les normes spécifiques de votre secteur. Tenez compte du processus d'intégration et de la convivialité de la plateforme pour les fournisseurs. Évaluez les mesures de sécurité et de confidentialité des données de la plateforme, évaluez sa capacité à s'intégrer à vos systèmes existants via des API et tenez compte du niveau de support client fourni par le fournisseur de la plateforme.
Comme nous venons de le voir, il n'existe pas de solution universelle pour la traçabilité de la chaîne d'approvisionnement. La bonne approche dépend de vos besoins spécifiques, de vos ressources et de la complexité de votre chaîne d'approvisionnement. Que vous commenciez avec des tableaux Excel ou que vous mettiez en œuvre une plate-forme complète de visibilité de la chaîne d'approvisionnement, la clé est de choisir une solution qui s'aligne sur les objectifs, les capacités et la trajectoire de croissance de votre entreprise.
N'oubliez pas de prendre en compte votre budget, le temps et les ressources humaines disponibles, le risque de catégorie, la position dans la chaîne d'approvisionnement et votre stade actuel dans le processus de traçabilité lors du choix d'une solution. Commencez par ce que vous pouvez gérer efficacement et soyez prêt à faire évoluer votre approche à mesure que vos besoins et vos capacités augmentent.
La mise en œuvre d'une traçabilité efficace de la chaîne d'approvisionnement est un voyage, pas une destination. Elle nécessite un engagement continu, une réévaluation régulière et une volonté de s'adapter à l'évolution des technologies et des meilleures pratiques. En adoptant une approche réfléchie, étape par étape, vous pouvez créer un système de traçabilité qui non seulement répond à vos besoins actuels, mais vous positionne également pour réussir à l'avenir dans un monde de plus en plus transparent et responsable.
Si vous souhaitez intégrer la traçabilité dans votre programme d’Achats Responsables ou si vous avez besoin d'aide pour nouer des relations avec vos fournisseurs, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse info@beeaware-consulting.com ou via notre formulaire de contact. Nous sommes là pour vous aider à vous orienter dans les complexités de la traçabilité de la chaîne d'approvisionnement et à trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins spécifiques.
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